Wie beheert eenmaal getekende akten?

Notariële akten worden na ondertekening bewaard door de notaris die de akte heeft opgemaakt gedurende een termijn van minimaal 20 jaar. De Rijksarchiefwet stelt onder andere de eis dat de opslag van notariële akten gebeurt in een ruimte welke is beveiligd tegen brand. Na die termijn van 20 jaar mag de notaris de akten overbrengen naar de Rijksarchieven (Doc-direkt). De notaris blijft echter nog wel als beheerder van de akten vermeld.

Belangrijk om te weten is dat de notaris de ooit door of namens u getekende notariële akte niet voor u en eventueel andere betrokken partijen beheert, maar namens de overheid. Noch u bent, noch de notaris is, namelijk eigenaar van de akte. Daarom kunt u dus ook nooit de origineel getekende akte (terug-)krijgen, ook niet als u de enige ondertekenaar van de akte bent. Er is 1 uitzondering daarop, maar het aantal akten waar dat om gaat is verwaarloosbaar klein.

Wanneer een notaris stopt, dan blijven in elk geval de akten jonger dan 20 jaar in het archief van de opvolger. Als een notaris van zijn plaats van vestiging verhuist naar een andere plaats van vestiging, dan kan hij de akten daar naartoe meenemen of laten onderbrengen bij een andere notaris in of nabij zijn vorige plaats van vestiging.

Via de site van de Koninklijke Noteriële Beroepsorganisatie is te achterhalen welke notaris de akte nu beheert. Via de site kunt u bijvoorbeeld ook kijken welke notarissen vroeger in Steenwijk, Sneek en Zwartsluis waren gevestigd en wie nu hun akten beheert. U doet dit door te kijken in het zogenaamde opvolgersarchief of protocollenregister. De link naar het opvolgersarchief vindt u hier.

Welke notarissen zijn opgevolgd door de notarissen van Elan?

• Peter Veltman is in 2008 benoemd in Steenwijk, en is daarvoor enkele jaren in Leeuwarden notaris geweest. Het protocol van Pieter van der Galiën, in 2006 benoemd als opvolger van notaris Eenhorst in Steenwijk (Eenhorst was de opvolger van notaris Pot), is in 2019 aan het protocol van Peter toegevoegd.
• Gerben Elsinga is in 2006 benoemd op een nieuwe plaats van vestiging te Sneek.
• Philip Slangen is in 2012 benoemd als opvolger van notaris De Vries in Zwartsluis (De Vries jr was de opvolger van De Vries sr).